En personuppgift är en uppgift som kan kopplas till en fysisk levande person. Det kan till exempel vara:

• namn,
• adress,
• personnummer,
• telefonnummer,
• e-postadress,
• bilder,
• ljudupptagningar,
• registreringsnummer på fordon,
• hälsouppgifter,
• IP-nummer.

En behandling av en personuppgift omfattar all typ av hantering som sker med personuppgiften. Exempel är att:

• samla in,
• läsa,
• registrera,
• lagra,
• gallra,
• sprida,
• arkivera
• kopiera.

Det är kommunens nämnder som är person­upp­gifts­ansvariga. Det innebär att ansvaret för behand­lingen av person­­uppgif­terna är den nämnd som hanterar ditt ärende, det vill säga dit du skickar ditt brev, din synpunkt, din felanmälan, ditt med­borgar­­förslag, ditt klagomål till, som du har varit i kontakt med eller har insatser hos.

Det är viktigt för oss att skydda din integritet och dina rättigheter och vi följer offentlighets­principen och Dataskyddsförordningen (GDPR). Här kan du läsa kortfattat om vad lagarna innebär.

Offentlighetsprincipen

Kommunens verksamheter omfattas av offentlighetsprincipen. Det innebär att uppgifter som lämnas till kommunen kan lämnas ut till den som begär det. Det gäller dock inte uppgifter som omfattas av sekretess. Före utelämnandet genomförs en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Personuppgifter kan till exempel bestå av:

• Person- och kontaktuppgifter såsom namn, födelsedatum, personnummer, postadress, e-postadress och telefonnummer. Det kan också vara uppgifter om familjerelationer.
• Betalningsinformation såsom fakturainformation, bankkontonummer med mera.
• Finansiell information såsom din inkomst. Detta behövs till exempel för att beräkna avgift för barnomsorg.
• IP-adress när du besöker våra webbplatser, fyller i webbaserade formulär eller använder våra e-tjänster.

Du har lämnat uppgifter till oss

Dina personuppgifter registreras hos Finspångs kommun när du själv lämnar uppgifter till oss, till exempel när du söker förskoleplats, ansöker om bygglov, lämnar en synpunkt eller gör en felanmälan.

Vi har samlat in dina uppgifter

Kommunens utför ett antal uppgifter som är lagstadgade. Vi har därför ett grundregister med personuppgifter gällande kommunens invånare. Registret är baserat på Skatteverkets folkbokföringsregister och fastighetsregistret hos Lantmäteriet. Syftet är att de person­upp­giftsregister som vi använder ska vara så korrekta som möjligt.

Vi kan också ha fått uppgifterna från en annan myndighet eller förening.

Finspångs kommun använder dina kontaktuppgifter för att kunna handlägga ditt ärende, svara på en fråga eller hjälpa dig med något annat. När du lämnar in en ansökan om till exempel särskilt boende, bygglov, färdtjänst ekker begör ett registerutdrag måste kommunen kunna identifiera att du verkligen är du.

Personuppgiftsansvarig behandlar dina person­uppgifter i verksam­hetens diarie­föringss­ystem och det handlar om de uppgifter du lämnar till verksam­heten i samband med till exempel ansök­ningar, anmälningar, klagomål, överklaganden och liknande. Dina person­uppgifter kan också behandlas i annat verksam­hets­system.

Personuppgifter ska endast samlas in och behandlas för vissa förut­bestämda ändamål som till exempel:

• Handläggning av ärenden.
• Myndighetsutövning.
• Tillhandahålla insatser inom socialtjänst, vård och färdtjänst.
• Tillhandahålla utbildning och barnomsorg.
• Administration av personal.
• Vid rekrytering av personal.
  
• Tillsyn.
  
• Fakturering.
  
• Framtagande av statistik.

När det är kommunens skyldighet att enligt lag erbjuda möjligheten till vissa tjänster, till exempel skola och socialtjänst, har vi rätt att behandla dina personuppgifter. Vid all myndighetsutövning har kommunen rätt att hantera dina personuppgifter, till exempel bygglov och ekonomiskt bistånd.

Vissa tjänster kan kommunen erbjuda trots att det inte finns ett särskilt lagkrav, som kultur- och fritidsverksamhet. När du väljer att delta får kommunen behandla dina person­uppgifter för att uppfylla ett så kallat allmänt intresse.

När du har ett avtal med kommunen får kommunen hantera dina personuppgifter för att fullgöra avtalet.

För att behandla personuppgifter krävs alltså att de uppfyller någon av de lagliga grunderna som är:

• Samtycke.
• Avtal.
• Rättslig förpliktelse.
• Skydd för grundläggande intressen.
• Uppgift av allmänt intresse och myndighetsutövning.
• Efter en intresseavvägning.

Dina personuppgifter är bara tillgängliga för personer som behöver dem för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Beroende på vad det gäller kan det vara till exempel hand­läggare, IT-tekniker, administrativ personal, rektorer eller bibliotekarier.

Personuppgifterna kan också lämnas till andra personer och företag om de ingår i allmänna handlingar. Enligt offentlighetsprincipen, som tillhör en av Sveriges grundlagar, har allmänheten rätt att ta del av allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda.

Företag och myndigheter

Vi kan dela dina personuppgifter med företag som utför kommunala tjänster, för att de i sin tur ska kunna utföra våra åtaganden gentemot dig. Kommunen har ett delat person­uppgiftsansvar med utförarna. Uppgifter kan också delas med våra upphandlade leveran­törer, och då gäller det personuppgiftsavtal vi har upprättat mellan varandra.

Andra myndigheter såsom Försäkringskassan, Polisen, Migrationsverket, Skatteverket och SCB kan få tillgång till dina uppgifter om vi är skyldiga att lämna ut dem enligt lag.

Vi behåller bara dina uppgifter om det finns ett syfte med att ha kvar informationen. Kommunen gallrar – det vill säga raderar – uppgifter som inte omfattas av allmän handling och som inte behöver arkiveras utifrån lagstiftning till exempel tryckfrihets­förordningen, offentlighets‑ och sekretess­lagen, den svenska data­skydds­lagen, arkiv­lagen och bok­föringslagen.

Enligt dataskyddsförordningen har du alltid rätt att få information om vilka personuppgifter som Finspångs kommun har registrerade om dig.

Om du anser att dina personuppgifter är felaktiga, ofullständiga eller missvisande, kan du begära att få dem rättade. Kontakta i sådana fall dataskyddsombudet.

Rätt att bli raderad

Du har under vissa omständigheter rätt att bli raderad eller "bortglömd". Vi kan inte radera allmänna handlingar eller uppgifter som behöver sparas utifrån lagkrav, som till exempel bokföringsregler, eller när det finns andra giltiga skäl till varför uppgifterna måste sparas, till exempel beslut i ärenden och obetalda skulder.

Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter i följande fall:

• uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för
• behandlingen grundar sig på samtycke och du återkallar ditt samtycke
• behandlingen sker för direktmarknadsföring och du invänder mot att uppgifterna behandlas för det ändamålet
• du invänder mot personuppgiftsbehandling som sker inom ramen för myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse
• personuppgifterna har behandlats olagligt
• radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet
  

Rätt till dataportabilitet

I vissa fall har du rätt att få ut dina personuppgifter i ett allmänt, strukturerat och maskin­läsbart format och dessutom få dina personuppgifter förflyttad till en annan organisation (om tekniskt möjligt) om behandlingen grundar sig på samtycke eller på ett avtal och sker automatiserat (med IT-medel). Denna rättighet gäller inte om nämndens behandling är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller om det är en del i myndighets­utövningen. Kontakta dataskyddsombudet om du vill veta mer.

Rätt att göra invändningar

Du har rätt att göra invändningar mot behandlingen av dina personuppgifter genom att lämna in klagomål till vårt dataskyddsombud eller till Integritetsskyddsmyndigheten.

Du kan när som helst invända mot direktmarknadsföring och då kommer Finspångs kommun att upphöra med marknadsföringen. Däremot kan en invändning inte påverka offentlighetsprincipen och andra aktörer kan fortfarande använda din information för marknadsföring.

Du har rätt att begära registerutdrag för att få information om vilka personuppgifter om dig vi behandlar. Kontakta dataskyddsombudet om du vill ha ett registerut­drag. Registerut­draget kommer att skickas till dig inom en månad.

Vid missbruk av rättigheten att begära ut registerutdrag kan kommunen neka din begäran eller ta ut en administrativ avgift för registerutdrag.

Vill du ha ut handlingarna där personuppgifterna förekommer som vi listat i registerut­draget, så behöver du göra en begäran om utlämnande av allmän handling.

Om du har frågor kring hur kommunen hanterar dina personuppgifter så kan du vända dig till kommunens dataskyddsombud. Dataskyddsombudets roll är att kontrollera att data­skydds­förordningen (GDPR) följs inom organisationen genom att till exempel utföra kontroller och informationsinsatser.