• ansvarig arrangör
• plats
• evenemangets starttid, öppettider, sluttid
• eventuell etableringstid för att ställa upp evenemanget
• tidsschema, dvs. en beskrivning av relevanta händelser med tidsangivelser
• eventuellt serveringstillstånd för alkohol
• publikantal enligt tillstånd
• antal släppta biljetter, antal anmälda deltagare eller projicerat antal besökare
• publikkapacitet för publikytor (t.ex. läktare eller scener)
• samt andra allmänna uppgifter om evenemanget.

Säkerhetspolicyn får inte förväxlas med säkerhetsvisionen, utan policyn
uttrycker evenemangets eller arrangörens övergripande inställning till och
prioriteringar beträffande säkerheten.
Säkerhetspolicyn kan t.ex. behandla följande:

• Evenemangets övergripande inställning till säkerhet: Är det en prioriterad verksamhet? Vad innebär det att det är en prioriterad verksamhet?
• Mål med säkerhetsarbetet: Vad strävar evenemanget efter att uppnå
  med säkerhetsarbetet?
  
• Prioriteringar inom säkerhetsarbetet: Vilken typ av säkerhetsarbete är
  prioriterat – skadeförebyggande arbete, trygghetsskapande arbete, motverkan av sexuella övergrepp, minskad plankning, minskad alkohol-konsumtion för minderåriga etc.?

Med regler och allmänna riktlinjer menas de förhållningsregler och förbud
som arrangören själv, eller i samråd med myndigheter, beslutat om. Arrangören har relativt fria händer att besluta vilka regler som gäller på det tänkta
evenemanget. Det får dock inte förekomma regler som strider mot lag eller
myndigheternas förhållningsregler.
Regler och allmänna riktlinjer kan t.ex. beskriva följande:

• Vad är tillåtet respektive inte tillåtet att föra in på evenemangets områden?
• Vilka åldersgränser gäller på evenemanget?
  
• Vad är tillåtet respektive inte tillåtet att göra på evenemangsområdet eller i olika zoner?
• Hur får eld hanteras på eventuella campingplatser?
• Vilken minimiålder gäller för personal som arbetar med säkerhet?
• Vilken alkoholpolicy gäller för besökare och medarbetare?

Det kan också vara värdefullt att skriva ned vad ett regelbrott får
för konsekvenser.

Organisationsbeskrivningen återger vilka roller som finns på evenemanget
(t.ex. ordningsvakt, publikvärdar och sjukvårdare), hur många de är och hur
de leds. Organisationsbeskrivningen bör också precisera hur många som
arbetar inom respektive roll under vilka tider.
I beskrivningen bör det ingå ett organisationsschema som visar evenemangets organisation som en chefshierarki där det går att utläsa:

• vem som är ansvarig för hela säkerhetsgenomförandet
• ansvarsområden (både vad gäller arbetsuppgifter och geografiskt)
• vem som är ansvarig för respektive ansvarsområde
• antal personer inom respektive roll som arbetar på varje ansvarsområde
  

Organisationsbeskrivningen kan även med fördel beskriva kompetensnivå
på evenemangets personal, t.ex. om någon personal har särskild utbildning.
Vid vissa högriskmatcher vid arenaidrotter kan Polismyndigheten villkora
tillståndet med att ordningsvakterna ska vara arenautbildade. Även specialfunktioner, som t.ex. en brandbekämpningsorganisation, bör redogöras i detalj.
Organisationsbeskrivningen bör förses med namn och kontaktuppgifter
till ansvarig för respektive ansvarsområde.

Riskförteckningen presenterar dels risker som arrangören identifierat, dels åtgärder för att minimera riskerna. Riskförteckningen bygger främst på riskanalysen men den bör också innehålla en sammanfattning av vilka risker som finns, vilka risker som evenemanget valt att åtgärda och vilka åtgärder som görs. Syftet med sammanfattningen är att ge en överskådlig bild av evenemangets riskhantering.
Arrangören har relativt fria händer att besluta vilka regler som gäller på det tänkta evenemanget. Det får dock inte förekomma regler som strider mot lag eller myndigheternas förhållningsregler.
När det kommer till antagonistiska risker kan man välja att presentera mot vilken riskbild och vilka scenarier riskanalysen gjorts samt de åtgärder som vidtagits. I denna del bör man dock vara försiktig med vilken information som finns med och noggrant beakta risken för att förteckningen sprids till tredje part.

Områdesplanen är en utförlig skalenlig ritning eller karta, inklusive gatunamn,
som visar samtliga delar av evenemanget och kringområden. Har evenemanget
en camping bör denna också skissas ner på en karta. Kartan bör vara försedd
med måttangivelser där det är nödvändigt. Det kan dessutom vara en bra idé
att förse områdesplanen med ett rutnät och koordinater för att det ska vara
lättare att hitta.

Områdesplanen bör visa följande:

• fokuspunkter, t.ex. scener, entréer och utgångar
• kringaktiviteter, t.ex. försäljare, alkoholserveringar eller tivoli
• samtliga etableringar (som tält eller läktare)
• vägar, transportvägar och parkeringar
• grindar, områden och andra delar av evenemanget som är accessbelagda
• räddningsvägar (tillfartsvägar för utryckningsfordon)
• utrymningsvägar och nödutgångar
• räddningsutrustning, t.ex. brandposter, hjärtstartare, blödningskontrollkit/publik sjukvårdsutrustning
• områden för myndighetsverksamhet, t.ex. sjukvårdsområde, ledningsplats och uppsamlingsplats för utryckningsfordon
• platser som kan behöva extra uppmärksamhet av brottspreventiva skäl
•  

Områdesplanen bör också kompletteras med en beredskapskarta.

Säkerhetsplanen behandlar de säkerhetsåtgärder evenemanget tagit kopplat
till identifierade risker. I vissa fall kan det dock vara klokt att bryta ut och
fokusera ytterligare på en specifikt viktig säkerhetsaspekt eller ett ämne
inom ett evenemang.
Specifika planer behandlar olika större funktioner med syfte att ge överblick över en viss situation. På mindre evenemang är det sällan nödvändigt
med fler specifika planer än en beredskapsplan, men på stora eller komplexa evenemang kan det t.ex. vara på plats med

• en beredskapsplan som behandlar beredskap för större händelser
• en publikhanteringsplan som behandlar evenemangets publikflöden
• en kommunikationsplan som behandlar evenemangets kommunikation
• en genomförandeplan som beskriver genomförande inklusive uppbyggnad
  och nedtagning

Utöver detta kan andra specifika planer behövas beroende på evenemangets förutsättningar och risker. Ett evenemang med stora risker för skador
kan ha en sjukvårdsplan som utvecklar hur evenemanget ska arbeta med
sjukvård, vid ökad brandrisk behövs möjligen en brandskyddsplan som mer
detaljerat beskriver förutsättningar och åtgärder för brandskyddet och på ett
evenemang med en hotbild kan en plan för terrorskydd med information

Planering om strategi, sårbarhetsreducering och skyddsåtgärder vara på sin plats.
En specifik plan bör minst ta upp:

• syfte, mål, policy och prioriteringar inom området
• identifierade risker och hot som specifikt berör området
• åtgärder som genomförts för att förebygga riskerna
• beredskap för att hantera uppkomna händelser inom området
• vad som är tillåtet eller acceptabelt respektive förbjudet
  
• metoder och verktyg för att förebygga risken
• ledning och styrning inom området.

I riskanalysen, eller under processen med en specifik plan, kan arrangören
upptäcka att det finns problem relaterade till situationen som måste lösas.
Då kan det vara en bra idé att skapa en operativ plan. Problem som framkommit när publikhanteringsplanen tagits fram kan t.ex. mynna ut i en
publikhanteringsrutin.

En operativ rutin eller plan är ofta ett verktyg i en specifik plan. En operativ plan kallas ibland också för rutin. Skillnaden mellan en plan och rutin är att planer skapas för att hantera händelser som eventuellt inträffar, t.ex. en utrymning, medan rutiner skapas för att hantera sådant som säkert kommer att hända (ibland flera gånger), t.ex. en överfull entré eller förflyttningar av större folkmassor.
Syftet med operativa planer och rutiner är att göra en potentiellt dramatisk händelse så odramatisk som möjligt. Ofta innebär dramatiska händelser att personer blir stressade med nedsatt, eller i värsta fall helt förlorad, tankeförmåga och handlingskraft. Operativa planer och rutiner syftar till att organisationen och andra berörda personer i förväg vet hur de bör agera
i en given situation och att de arbetar utifrån ett förutbestämt arbetssätt i sådana situationer.

• pausrutin för konserter eller matcher
• publikhanteringsrutiner
• operativa beredskapsplaner
•  

Alla operativa planer och rutiner bör dessutom göras felsäkra, utöver det
faktum att de alltid måste fungera operativt.