En personuppgift är en uppgift som kan kopplas till en fysisk levande person. Det kan till exempel vara:

• namn,
• adress,
• personnummer,
• telefonnummer,
• e-postadress,
• bilder,
• ljudupptagningar,
• registreringsnummer på fordon,
• hälsouppgifter,
• IP-nummer.

En behandling av en personuppgift omfattar all typ av hantering som sker med personuppgiften. Exempel är att:

• samla in,
• läsa,
• registrera,
• lagra,
• gallra,
• sprida,
• arkivera
• kopiera.

Det är kommunens nämnder som är personuppgiftsansvariga. Det innebär att den nämnd som hanterar ditt ärende ansvarar för hur dina personuppgifter behandlas. Det kan till exempel vara bygg- och miljönämnden, överförmyndaren, valnämnden, sociala myndighetsnämnden eller kommunstyrelsen.

Det är den nämnd du har varit i kontakt med, till exempel om du har skickat in ett ärende, en synpunkt, en felanmälan, ett medborgarförslag, ett klagomål eller om du får en insats via deras verksamhet.

Det är viktigt för oss att skydda din integritet och dina rättigheter och vi följer offentlighets­principen och Dataskyddsförordningen (GDPR). Här kan du läsa kortfattat om vad lagarna innebär.

Offentlighetsprincipen

Kommunens verksamheter omfattas av offentlighetsprincipen. Det innebär att uppgifter som lämnas till kommunen kan lämnas ut till den som begär det. Det gäller dock inte uppgifter som omfattas av sekretess. Före utelämnandet genomförs en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Du har lämnat uppgifter till oss

Dina personuppgifter registreras hos Finspångs kommun när du själv lämnar uppgifter till oss, till exempel när du söker förskoleplats, ansöker om bygglov, lämnar en synpunkt eller gör en felanmälan.

Vi har samlat in dina uppgifter

Kommunens utför ett antal uppgifter som är lagstadgade. Vi har därför ett grundregister med personuppgifter gällande kommunens invånare. Registret är baserat på Skatteverkets folkbokföringsregister och fastighetsregistret hos Lantmäteriet. Syftet är att de person­upp­giftsregister som vi använder ska vara så korrekta som möjligt.

Vi kan också ha fått uppgifterna från en annan myndighet eller förening.

Personuppgifter kan till exempel bestå av:

• Person- och kontaktuppgifter såsom namn, födelsedatum, personnummer, postadress, e-postadress och telefonnummer. Det kan också vara uppgifter om familjerelationer, civilstånd eller god man/förvaltare.
  Exempel: När du ansöker om bygglov, anmäler ditt barn till förskolan, bokar en lokal genom kultur- och fritidsförvaltningen, kontaktar miljö- och hälsoskyddsenheten, eller registrerar dig som leverantör till kommunen. Även när du kontaktar kommunen som företagare eller som privatperson i ett ärende.
• Betalningsinformation såsom fakturauppgifter, bankkontonummer eller uppgifter om betalningsförmåga vid ansökningar om stöd.
  Exempel: Vid ansökan om plats på äldreboende, när en förening söker bidrag för fritidsverksamhet, eller när kommunen ska betala en leverantörsfaktura. Även vid hantering av arrenden, eller om du söker ekonomiskt bistånd.
• Finansiell information som inkomst, boendekostnader och tillgångar – till exempel vid ansökan om försörjningsstöd eller för att räkna ut barnomsorgsavgift.
  Exempel: När du lämnar in inkomstuppgifter till barnomsorgsverksamheten, ansöker om försörjningsstöd hos socialtjänsten, eller söker ekonomiskt bidrag för miljöförbättrande åtgärder i ett privat fastighetsbestånd.
• IP-adress och teknisk information när du besöker våra webbplatser, använder våra e-tjänster eller fyller i formulär online.
  Exempel: När du skickar in en bygglovsansökan digitalt, rapporterar ett miljöproblem, bokar simhallstid, söker feriejobb eller fyller i en enkät från näringslivsenheten.
• Hälso- och sjukvårdsuppgifter om du har kontakt med vård, omsorg eller elevhälsa.
  Exempel: När du får insatser inom hemtjänsten, kontaktar kommunens LSS-verksamhet, träffar skolsköterskan eller deltar i samtal med elevhälsan. Även vid hälsoskyddsärenden, till exempel misstänkt påverkan från dålig inomhusluft i en kommunal fastighet.
• Uppgifter om skolgång såsom betyg, närvaro, stödbehov och anpassningar i skolan.
  Exempel: När en elev får extra stöd via elevhälsoteamet, deltar i särskilt stödprogram eller registreras i skolans betygssystem. Även vid inskrivning i anpassad grundskola eller gymnasium.
• Sysselsättning och arbetsliv till exempel när du har kontakt med arbetsmarknadsinsatser eller söker feriejobb.
  Exempel: När du som ungdom söker feriearbete via kommunen, eller deltar i ett projekt genom arbetsmarknadsenheten i samverkan med lokala företag eller organisationer. Uppgifter kan också behandlas vid praktikplaceringar eller vuxenutbildning.
• Fotografier och filmer till exempel vid evenemang eller om du förekommer i en dokumentation inom förskola/skola.
  Exempel: När barn fotograferas under dokumentation i förskolan, när kommunen filmar vid invigning av en ny park, eller när en förening rapporterar om ett projekt som fått kommunalt stöd. Även i samband med utställningar, kulturarrangemang eller kommunens deltagande i mässor.
  

Finspångs kommun sparar dina personuppgifter så länge det behövs enligt lag. Uppgifter tas bort (gallras) när de inte längre behövs. Hur länge de sparas bestäms av kommunens dokumenthanteringsplaner.

Om du har frågor kring hur kommunen hanterar dina personuppgifter så kan du vända dig till den berörda verksamheten eller till kommunens dataskyddsombud. Dataskyddsombudets roll är att ge råd och stöd om data­skydds­förordningen (GDPR).

Finspångs kommun använder dina kontaktuppgifter för att kunna handlägga ditt ärende, svara på en fråga eller hjälpa dig med något annat. När du lämnar in en ansökan om till exempel särskilt boende, bygglov, färdtjänst ekker begör ett registerutdrag måste kommunen kunna identifiera att du verkligen är du.

Personuppgiftsansvarig behandlar dina person­uppgifter i verksam­hetens diarie­föringss­ystem och det handlar om de uppgifter du lämnar till verksam­heten i samband med till exempel ansök­ningar, anmälningar, klagomål, överklaganden och liknande. Dina person­uppgifter kan också behandlas i andra verksam­hets­system.

Personuppgifter ska endast samlas in och behandlas för vissa förut­bestämda ändamål som till exempel:

• Handläggning av ärenden.
• Myndighetsutövning.
• Tillhandahålla insatser inom socialtjänst, vård och färdtjänst.
• Tillhandahålla utbildning och barnomsorg.
• Administration av personal.
• Vid rekrytering av personal.
  
• Tillsyn.
  
• Fakturering.
  
• Framtagande av statistik.

När det är kommunens skyldighet att enligt lag erbjuda möjligheten till vissa tjänster, till exempel skola och socialtjänst, har vi rätt att behandla dina personuppgifter. Vid all myndighetsutövning har kommunen rätt att hantera dina personuppgifter, till exempel bygglov och ekonomiskt bistånd.

Vissa tjänster kan kommunen erbjuda trots att det inte finns ett särskilt lagkrav, som kultur- och fritidsverksamhet. När du väljer att delta får kommunen behandla dina person­uppgifter för att uppfylla ett så kallat allmänt intresse.

När du har ett avtal med kommunen får kommunen hantera dina personuppgifter för att fullgöra avtalet.

För att behandla personuppgifter krävs alltså att de uppfyller någon av de lagliga grunderna som är:

• Samtycke.
• Avtal.
• Rättslig förpliktelse.
• Skydd för grundläggande intressen.
• Uppgift av allmänt intresse och myndighetsutövning.
• Efter en intresseavvägning.

Allmänheten

Som kommun är vi en myndighet, och det innebär att handlingar som kommer in till oss, även sådana som innehåller personuppgifter, kan vara offentliga. Det betyder att de kan lämnas ut om någon begär det. Men innan vi gör det gör vi alltid en sekretessprövning. Är uppgifterna känsliga eller sekretessbelagda, lämnas de inte ut.

Andra myndigheter

I vissa fall kan Finspångs kommun behöva lämna ut dina personuppgifter till andra myndigheter. Det sker antingen efter en noggrann bedömning eller för att vi är skyldiga att göra det enligt lag. Det kan till exempel vara till myndigheter som har ett uppdrag av allmänt intresse eller som utövar myndighet, som till exempel Polisen, Skatteverket, Försäkringskassan, Lantmäteriet, Arbetsförmedlingen, CSN eller domstolar.

Företag och andra aktörer

I vissa fall delar vi personuppgifter med företag som hjälper kommunen att utföra våra uppdrag, som exempelvis drift av vård, skola eller tekniska tjänster. Dessa företag har vi personuppgift­s­avtal med, och vi ansvarar gemensamt för hur uppgifterna behandlas.

Leverantörer (personuppgiftsbiträden)

För att vi ska kunna sköta våra IT-system och andra tjänster på ett säkert och effektivt sätt, kan vi anlita externa leverantörer. Dessa kallas personuppgiftsbiträden. De får bara använda dina uppgifter enligt våra instruktioner och enligt dataskyddslagstiftningen. Finspångs kommun tecknar alltid avtal med sina leverantörer för att säkerställa att dina uppgifter hanteras på rätt sätt.

Sociala medier

Om du använder plattformar som Facebook eller Instagram för att kontakta Finspångs kommun, så tänk på att du delar informationen med det företag som driver plattformen. Därför ska du inte skicka känsliga uppgifter via sociala medier. Vi svarar inte heller på personliga ärenden där, till exempel frågor som rör socialtjänst eller skola.

Du har rätt att begära registerutdrag för att få information om vilka personuppgifter om dig vi behandlar. Du kan kontakta kommunen om du vill ha ett registerut­drag eller besöka e-tjänsten. Registerut­draget skickas till dig inom en månad.

Vid missbruk av rättigheten att begära ut registerutdrag kan kommunen neka din begäran eller ta ut en administrativ avgift för registerutdrag.

Vill du ha ut handlingarna där personuppgifterna förekommer som vi listat i registerut­draget, så behöver du göra en begäran om utlämnande av allmän handling.

Vill du lämna en synpunkt anonymt, tänk på att inte skriva med ditt namn eller andra personuppgifter. När du skickar in något till kommunen blir det en allmän handling, vilket betyder att det kan bli offentligt. Har du skyddad identitet, rekommenderar vi att du kontaktar kommunen via fysiskt besök, telefon eller brev.